আপনি যদি একজন ফ্রিল্যান্সার হিসেবে কাজ করেন অথবা কোন কোম্পানি চালান, তাহলে আপনি অবশ্যই জানেন যে তোমাকে অবশ্যই রসিদগুলো রাখতে হবে। বছরের পর বছর ধরে। কিন্তু যখন আপনি ফোল্ডার এবং বাক্সে কাগজপত্র জমা করতে শুরু করেন, তখন সন্দেহ জাগে: এই সব ডেলিভারি নোট দিয়ে আমি কী করব? আমাকে কি এগুলোও রাখতে হবে?
অনেক ব্যবসা, বিশেষ করে আতিথেয়তা, খুচরা বা সরবরাহের মতো খাতে, প্রতিদিন ডেলিভারি নোট দ্বারা বেষ্টিত থাকে। কোন নথিগুলি রাখা অপরিহার্য এবং কোনগুলি নিরাপদে ধ্বংস করা যেতে পারে তা আলাদা করুন। জরিমানা এড়াতে, জায়গা দখল করতে এবং আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে সুশৃঙ্খল রাখতে এটি গুরুত্বপূর্ণ। আসুন এটি শান্তভাবে এবং স্পষ্ট উদাহরণ সহকারে দেখি।
ডেলিভারি নোট আসলে কী এবং এটি কীসের জন্য ব্যবহৃত হয়?
একটি ডেলিভারি নোট মূলত, একটি বাণিজ্যিক নথি যা রেকর্ড করে যে একটি পণ্য সরবরাহ করা হয়েছে বা একটি পরিষেবা প্রদান করা হয়েছে। দুই পক্ষের মধ্যে। এটি অর্থপ্রদান প্রমাণ করে না, বরং সরবরাহ প্রমাণ করে: সরবরাহকারী প্রমাণ করে যে গ্রাহক যা সম্মত হয়েছিল তা পেয়েছেন।
স্বাভাবিকভাবে পণ্য সরবরাহের সময় বা পরিষেবা সম্পন্ন করার সময় ডেলিভারি নোট জারি করা হয়।চালান তৈরির আগে, ডেলিভারি ব্যক্তি বা সরবরাহকারী অর্ডারটি উপস্থাপন করেন, গ্রাহক এটি পরীক্ষা করেন এবং সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা স্বাক্ষর করেন। এই স্বাক্ষরিত নথিটি ডেলিভারির প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।
পরিবহন বা কুরিয়ার কোম্পানির সাথে জড়িত কার্যক্রমে, সম্ভাব্য দাবির ক্ষেত্রে ডেলিভারি নোটটি সহায়ক ডকুমেন্টেশন হিসেবেও কাজ করে।: প্রমাণ দেয় যে প্যাকেজটি তার গন্তব্যে পৌঁছেছে এবং প্রাপক বা স্বাক্ষরকারী ব্যক্তি এটি গ্রহণ করেছেন।
যদিও এটি একটি "ছোট" দলিল বলে মনে হতে পারে, ডেলিভারি নোটটির অত্যন্ত কার্যকরী এবং আইনি গুরুত্ব রয়েছে।: সরবরাহকৃত পরিমাণ, ভুল পণ্য, পণ্যের ঘাটতি বা পরিবহনে ক্ষতি নিয়ে বিরোধ এড়াতে সাহায্য করে।
কর এবং হিসাবরক্ষণের দৃষ্টিকোণ থেকে, ডেলিভারি নোট কখনই চালানের প্রতিস্থাপন করে না।এটি ভ্যাট কর্তনের জন্য, কর কর্তৃপক্ষের কাছে আয় বা ব্যয়ের ন্যায্যতা প্রমাণের জন্য, অথবা অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে লেনদেন আনুষ্ঠানিকভাবে রেকর্ড করার জন্য কার্যকর নয়।
একটি ডেলিভারি নোটে বৈধ হওয়ার জন্য যে তথ্য থাকতে হবে
যদিও ডেলিভারি নোটের কোনও আর্থিক বৈধতা নেই, তবে এটি থাকতে পারে প্রমাণপত্র এবং গ্যারান্টি বৈধতাশর্ত থাকে যে এটি ন্যূনতম তথ্যের একটি সিরিজ সংগ্রহ করে যা স্পষ্টভাবে অপারেশনটি সনাক্ত করে।
একটি ডেলিভারি নোট বৈধ হওয়ার জন্য সম্ভাব্য দাবির ক্ষেত্রে কার্যকরএতে সাধারণত, কমপক্ষে, নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:
- ঘ্টনার স্থান ও কাল ডেলিভারি নোট থেকে, সময় এবং ভূগোলের মধ্যে অপারেশন স্থাপন করতে।
- শনাক্তকরণ কোড বা নম্বর নথির, যা এটিকে পরবর্তী চালান এবং অন্যান্য অভ্যন্তরীণ নথির সাথে লিঙ্ক করার অনুমতি দেয়।
- প্রেরক এবং প্রাপকের তথ্য সনাক্তকরণ (নাম বা কোম্পানির নাম, NIF/CIF, ঠিকানা বা ডেলিভারি ঠিকানা)।
- পণ্য সরবরাহের স্থান এবং তারিখ অথবা পরিষেবার বিধান।
- পণ্য বা পরিষেবার বিস্তারিত বিবরণ: তথ্যসূত্র, পরিমাণ, একক, মৌলিক বৈশিষ্ট্য ইত্যাদি।
- প্রাপকের স্বাক্ষর এবং, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, সীলমোহর, যা প্রমাণ করে যে ডেলিভারি করা হয়েছে এবং গ্রাহক সেই সময়ে সন্তুষ্ট।
অনেক ক্ষেত্রে, ডেলিভারি নোট টেমপ্লেটগুলিতে এর জন্য ক্ষেত্রও অন্তর্ভুক্ত থাকে পর্যবেক্ষণ বা ঘটনা (উদাহরণস্বরূপ, যদি ক্ষতিগ্রস্ত বা অনুপস্থিত প্যাকেজ থাকে বা অন্য কোনও অসঙ্গতি থাকে), যখন আপনি রেকর্ড করতে চান যে পণ্যটি নিখুঁত অবস্থায় আসেনি তখন খুব কার্যকর কিছু।
মূল্যবান ডেলিভারি নোট এবং অমূল্য ডেলিভারি নোট: মূল পার্থক্য
একটি ডেলিভারি নোট এবং একটি ইনভয়েসের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্যগুলির মধ্যে একটি হল যে ডেলিভারি নোটে পণ্য বা পরিষেবার মূল্য উল্লেখ করা বাধ্যতামূলক নয়।এর ফলে দুটি মোটামুটি সাধারণ পদ্ধতি দেখা দেয়:
যখন নথিতে অন্তর্ভুক্ত থাকে প্রতিটি আইটেমের ইউনিট মূল্য, যেকোনো ছাড়, ভ্যাট এবং লেনদেনের মোট খরচ, কথা হচ্ছে একটি মূল্যবান ডেলিভারি নোটব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে এটি সাধারণ বিষয় যেখানে সরবরাহকারী চায় গ্রাহক শুরু থেকেই পণ্য সরবরাহের খরচ দেখতে পান।
তবে, যদি তারা কেবল উপস্থিত হয় পণ্য বা পরিষেবার রেফারেন্স, বর্ণনা এবং পরিমাণকোনও অর্থনৈতিক পরিসংখ্যান ছাড়াই, আমরা একটি মূল্যনির্ধারণ ছাড়া বা মূল্যহীন ডেলিভারি নোটএই ধরণের ব্যবহার প্রায়শই ব্যবহৃত হয় যখন আপনি তৃতীয় পক্ষকে দাম দেখতে বাধা দিতে চান (উদাহরণস্বরূপ, খুচরা দোকানে ডেলিভারির ক্ষেত্রে)।
উভয় ক্ষেত্রেই, মূল চাবিকাঠি একই: কোনও ডেলিভারি নোট, যত বিস্তারিতই হোক না কেন, তার কোনও কর প্রভাব নেই।এমনকি যদি দাম থাকে, তবুও এটি একটি চালান হিসেবে কাজ করে না এবং নিজেই ভ্যাট ঘোষণা করার বা আয় বা ব্যয় হিসাবে রেকর্ড করার বাধ্যবাধকতা তৈরি করে না।
এর চিত্র "ডেলিভারি নোট-ইনভয়েস"একটি একক নথি যা একই সাথে একটি ডেলিভারি নোট এবং একটি চালান হিসেবে কাজ করে। এই ক্ষেত্রে, যদি নথিটি একটি চালানের সমস্ত আইনি প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে, হ্যাঁ, এর সম্পূর্ণ কর বৈধতা থাকবে। এবং এটি সংরক্ষণ করা হয় এবং সেভাবেই হিসাব করা হয়।
ডেলিভারি নোট এবং ইনভয়েসের মধ্যে মূল পার্থক্য
বিভ্রান্তি এড়াতে, খুব স্পষ্ট হওয়া ভালো ডেলিভারি নোট এবং ইনভয়েসের মধ্যে প্রধান পার্থক্যযেহেতু, যদিও তারা সাধারণত একসাথে চলে, ক্রয় এবং বিক্রয় চক্রের মধ্যে প্রতিটি একটি ভিন্ন কার্য সম্পাদন করে।
প্রথমত, চালানটি একটি বাধ্যতামূলক নথি যার আইনি এবং আর্থিক বৈধতা রয়েছে।যদিও বাণিজ্যিক লেনদেনে ডেলিভারি নোট আইনত বাধ্যতামূলক নয়, তবে এটি হল চালান যা অর্থনৈতিক লেনদেনের প্রমাণ হিসেবে কাজ করে এবং করের উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়।
দ্বিতীয়ত, শুধুমাত্র ইনভয়েসই পেমেন্টের ন্যায্যতা প্রমাণ করে এবং আপনাকে ভ্যাট কাটার বা খরচ বা আয় রেকর্ড করার অনুমতি দেয়।ডেলিভারি নোটটি কেবল একটি ডেলিভারি বা পরিষেবা হয়েছে তা প্রমাণ করে, কিন্তু প্রমাণ করে না যে সংশ্লিষ্ট অর্থপ্রদান বা আদায় করা হয়েছে।
আরেকটি প্রধান পার্থক্য বিষয়বস্তুর সাথে সম্পর্কিত: প্রতিটি চালানে মূল্য, প্রযোজ্য ভ্যাট হার, করযোগ্য পরিমাণ এবং মোট প্রদেয় পরিমাণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।বিপরীতে, ডেলিভারি নোটে মূল্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে বা নাও থাকতে পারে, এটি নির্ভর করে এটি একটি মূল্যবান বা অমূল্যায়িত ডেলিভারি নোট কিনা তার উপর।
অধিকন্তু, সংরক্ষণাগার এবং আনুষ্ঠানিক বাধ্যবাধকতার দৃষ্টিকোণ থেকে, চালানটি নির্দিষ্ট আইনি সময়ের জন্য সংরক্ষণ করতে হবে।যদিও নীতিগতভাবে, ডেলিভারি নোটের সেই সাধারণ বাধ্যবাধকতা নেই... কিছু ক্ষেত্রে ছাড়া যা আমরা শীঘ্রই দেখব।
চালান এবং অন্যান্য নথিপত্র রাখার সাধারণ বাধ্যবাধকতা
ডেলিভারি নোট রাখার নির্দিষ্ট বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে আলোচনা করার আগে, এটি কীভাবে কাজ করে তা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। স্পেনে চালান এবং অ্যাকাউন্টিং এবং ট্যাক্স ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণএখানেই বাণিজ্যিক কোড, সাধারণ কর আইন এবং ভ্যাট বিধিমালা কার্যকর হয়।
একদিকে, ধারা 30 বাণিজ্যিক সংকেত চিহ্ন এতে বলা হয়েছে যে নিয়োগকর্তাদের অবশ্যই বই, চিঠিপত্র, ডকুমেন্টেশন এবং সহায়ক নথি সংরক্ষণ করুন তাদের ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত, সঠিকভাবে সাজানো, সময় কমপক্ষে ছয় বছর শেষ অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি থেকে।
অন্যদিকে, সাধারণ কর আইন সাধারণভাবে একটি প্রতিষ্ঠা করে ৪ বছরের সীমাবদ্ধতা আইন যাতে কর কর্তৃপক্ষ কর যাচাই এবং পরিদর্শন করতে পারে। এর অর্থ হল, কেবল কর সংক্রান্ত উদ্দেশ্যে, কর সম্পর্কিত চালান এবং সহায়ক নথিগুলি কমপক্ষে সেই সময়ের জন্য রাখতে হবে।
ভ্যাট প্রবিধান, বিশেষ করে ভ্যাট আইনের ধারা ১৬৫ এবং সাধারণ কর আইনের ধারা ২৯.২.ই), ব্যবসা এবং পেশাদারদের চালান এবং রসিদ ইস্যু করা, বিতরণ করা এবং রাখা কর আইনের সীমাবদ্ধতার সময়কালে তাদের কার্যক্রমের উপর। এটি ইস্যু করা এবং প্রাপ্ত উভয় চালানের উপরই প্রভাব ফেলে।
বাস্তবে, সবচেয়ে কঠোর মানদণ্ড প্রয়োগ করা হয়: যদি কোনও নথির বাণিজ্যিক এবং কর সম্পর্কিত প্রাসঙ্গিকতা থাকে, তবে এটি কমপক্ষে ছয় বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয়।এছাড়াও, বিশেষ কিছু ক্ষেত্রে (বিনিয়োগ পণ্য, নেতিবাচক কর ভিত্তির ক্ষতিপূরণ, বিনিয়োগ সোনা দিয়ে লেনদেন ইত্যাদি) সময়সীমা দশ বছর বা তার বেশি বাড়ানো যেতে পারে।
ডেলিভারি নোট রাখা কি বাধ্যতামূলক?
মূল প্রশ্নটি হ'ল: নথিপত্র রাখার বাধ্যবাধকতা কি ডেলিভারি নোটের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য? সাধারণভাবে বলতে গেলে, উত্তরটি হল, চালানের ক্ষেত্রে যতটা কঠোর আইনি বাধ্যবাধকতা থাকে, ততটা নেই, তবে গুরুত্বপূর্ণ কিছু সূক্ষ্মতাও রয়েছে।
সাধারণভাবে, ডেলিভারি নোটগুলি আর্থিক বৈধতার নথি নয়। এবং এগুলি স্পষ্টভাবে সেই সহায়ক নথিগুলির মধ্যে অন্তর্ভুক্ত নয় যা প্রবিধানগুলি 4 কর বছর বা 6 ব্যবসায়িক বছরের জন্য রাখতে হবে। অতএব, যদি আমরা কেবল আইনের দিকে তাকাই, এগুলো সবসময় রাখার কোন বাধ্যবাধকতা নেই।.
তবে, একটি খুব নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে ডেলিভারি নোটটি চালানের মতোই গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। কর সংস্থা স্পষ্ট করে জানিয়েছে যে, যখন ইনভয়েস সম্পাদিত কার্যকলাপগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করে না এবং স্পষ্টভাবে ডেলিভারি নোটের বিষয়বস্তু উল্লেখ করে, তাহলে সেই ডেলিভারি নোটটি চালানের একটি অপরিহার্য অংশ হিসাবে বিবেচিত হবে।
সেই ক্ষেত্রে, হ্যাঁ, চালানের সাথে ডেলিভারি নোটটি রাখার বাধ্যবাধকতা রয়েছে।, একই সময়ের জন্য এবং প্রশাসনের জন্য সততা, সুস্পষ্টতা এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতার একই গ্যারান্টি সহ।
অন্য কথায়, আপনাকে সমস্ত ডেলিভারি নোট স্বয়ংক্রিয়ভাবে রাখতে হবে না।তবে, আপনাকে ইনভয়েসে উল্লেখিত তথ্যগুলো পুনরুৎপাদন না করে রাখতে হবে, কারণ এগুলো ছাড়া কর কর্তৃপক্ষের দৃষ্টিতে ইনভয়েসটি অসম্পূর্ণ থাকবে।
সাধারণ চালানে ডেলিভারি নোটের ভূমিকা
মধ্যে সাধারণ চালান (যারা একটি নির্দিষ্ট তারিখে একটি একক লেনদেন নথিভুক্ত করে), এটি স্বাভাবিক যে চালানে বিল করা পণ্য বা পরিষেবার বিস্তারিত বর্ণনা থাকা উচিত।তথ্যসূত্র, পরিমাণ, মূল্য, ভিত্তি, কর... সবই একই নথিতে।
এই পরিস্থিতিতে, এমনও হতে পারে যে ডেলিভারি প্রমাণের জন্য আগে একটি ডেলিভারি নোট জারি করা হয়েছে, কিন্তু যদি চূড়ান্ত চালানে সেই ডেলিভারি নোটের উল্লেখ না থাকে অথবা কেবল তার তথ্য সম্পূর্ণরূপে পুনরুত্পাদন করা হয়পূর্ববর্তী নথিটি ধরে রাখার জন্য কোনও নির্দিষ্ট আইনি বাধ্যবাধকতা নেই।
এই কারণেই অনেক ব্যবসা বেছে নেয় সাধারণ ইনভয়েসের ডেলিভারি নোটগুলি প্রাপ্ত ইনভয়েসের সাথে মিলে যাওয়ার পর তা নষ্ট করে ফেলুন। এবং পরিমাণ, পণ্য বা দামের মধ্যে কোনও অসঙ্গতি নেই।
তবে, অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনা এবং নিয়ন্ত্রণের দৃষ্টিকোণ থেকে, এটি ব্যবহারিক হতে পারে কোনও দাবি নেই তা নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত ডেলিভারি নোটগুলি অস্থায়ীভাবে রাখুন। গ্রাহক বা ডেলিভারি নিয়ে কোনও সমস্যা নেই, বিশেষ করে যেসব ক্ষেত্রে রিটার্ন সাধারণ।
সংক্ষেপে, সাধারণ চালানের ক্ষেত্রে: যদি চালানটি ডেলিভারি নোটের সাথে সম্পর্কিত না হয় বা এর সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত না করে, তাহলে আপনি সেই ডেলিভারি নোট ছাড়াই করতে পারেন। লেনদেন সম্পন্ন হলে এবং দ্বন্দ্ব ছাড়াই।
সারসংক্ষেপ চালান এবং ডেলিভারি নোট রাখার বাধ্যবাধকতা
দৃশ্যপট তখনই বদলে যায় যখন সারসংক্ষেপ চালানঘন ঘন ডেলিভারি সহ ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে এই চালানগুলি খুবই সাধারণ। এগুলি একত্রিত হয় একই ক্যালেন্ডার মাসে একই ক্লায়েন্টের সাথে একাধিক লেনদেন করা হয়েছে, প্রতিটি ডেলিভারির জন্য একটি চালান জারি করার পরিবর্তে।
সারাংশ ইনভয়েস প্রায় সবসময় নির্ভর করে পূর্ববর্তী ডেলিভারি নোট জারি করাযা প্রতিটি পণ্য সরবরাহ বা প্রদত্ত প্রতিটি পরিষেবার নথিভুক্ত করে। মাসের শেষে, এই লেনদেনগুলির সারসংক্ষেপ সহ একটি একক বিশ্বব্যাপী চালান জারি করা হয়।
কর সংস্থার মতে, যখন সারসংক্ষেপ চালান ব্যবহার করা হয়, তখন কিছু সমস্যা দেখা দিতে পারে। দুটি খুব স্পষ্ট পরিস্থিতি:
- যে সারাংশ চালান সমস্ত ডেলিভারি নোটের বিষয়বস্তুর একটি বিস্তারিত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ, ডেলিভারির তারিখ ইত্যাদি। এই ক্ষেত্রে, ডেলিভারি নোট আর ট্যাক্স ডকুমেন্টেশন হিসেবে প্রয়োজন নেই এবং তাই, নিয়ম লঙ্ঘন না করেই এগুলো ধ্বংস করা যেতে পারে.
- যে সারাংশ চালান ডেলিভারি নোটগুলিতে কেবল নম্বর বা কোডগুলি উল্লেখ করুন।তবে, এগুলিতে থাকা তথ্য পুনরুত্পাদন করবেন না (না পণ্য, না পরিমাণ, না নির্দিষ্ট তারিখ)। এখানে, জিনিসগুলি সম্পূর্ণরূপে পরিবর্তিত হয়।
দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, হ্যাঁ, চালানের সাথে ডেলিভারি নোট সংযুক্ত রাখার বাধ্যবাধকতা রয়েছে।কারণটি সহজ: নিয়ম অনুসারে ইনভয়েসে লেনদেনের বর্ণনা দিতে হবে, এবং যদি সেই বিবরণ ডেলিভারি নোটে থাকে, তাহলে ডেলিভারি নোটগুলি অবৈধ হয়ে যায়। চালানের অপরিহার্য এবং অবিচ্ছেদ্য অংশ.
অনুশীলনে, এর অর্থ এটি একটি সারাংশ ইনভয়েসের অ্যাকাউন্টিং ফাইল যেখানে কেবল ডেলিভারি নোট তালিকাভুক্ত থাকে, যদি সেই নথিগুলিও সংরক্ষণ না করা হয় তবে তা সম্পূর্ণ হয় না।যেকোনো কর পরিদর্শনের জন্য তাদের লেনদেনের বিবরণ যাচাই করতে হতে পারে।
আতিথেয়তা এবং ক্যাটারিং ব্যবসায় ডেলিভারি নোট
রেস্তোরাঁ, বার, হোটেল এবং অন্যান্য আতিথেয়তা ব্যবসায়, ডেলিভারি নোট জমানো একটি নিত্যদিনের ঘটনা।প্রতিটি পণ্যের (খাদ্য, পানীয়, ভোগ্যপণ্য, ইত্যাদি) ডেলিভারির সাথে সাধারণত তার স্বাক্ষরিত ডেলিভারি নোট থাকে।
এই খাতে, সরবরাহকারীদের দ্বারা ইস্যু করা খুবই সাধারণ বিষয় সারসংক্ষেপ প্রকৃতির পর্যায়ক্রমিক চালান (সাপ্তাহিক বা মাসিক)এই ইনভয়েসগুলি ডেলিভারি নোট দ্বারা সমর্থিত অসংখ্য ডেলিভারিগুলিকে একত্রিত করে। অতএব, সারাংশ ইনভয়েস সম্পর্কে আমরা যে নিয়মগুলি আলোচনা করেছি তা বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক হয়ে ওঠে।
যদি আপনার আতিথেয়তা সরবরাহকারীদের কাছ থেকে ইনভয়েসগুলি এগুলিতে প্রতিটি পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ এবং ডেলিভারির তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে।ধারাবাহিকতা যাচাই হয়ে গেলে আপনি ডেলিভারি নোট ছাড়াই কাজ করতে পারবেন। তবে, যদি চালানগুলি সীমাবদ্ধ থাকে ডেলিভারি নোট নম্বর উল্লেখ করুন অথবা একটি সাধারণ সারাংশ তৈরি করুনপ্রতিটি চালানের সাথে ডেলিভারি নোট রাখতে হবে।
এটাও মনে রাখা দরকার যে যখন ডেলিভারি নোটটি চালানের পরিপূরক হয়, একই বাণিজ্যিক ধরে রাখার সময়কাল এটির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য: কমপক্ষে 6 বছর বাণিজ্যিক কোড অনুসারে, সেই কার্যক্রমের সাথে সম্পর্কিত বইয়ের শেষ এন্ট্রি থেকে গণনা করা হয়।
ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে, অনেক রেস্তোরাঁ ব্যবসা বেছে নেয় ডেলিভারি নোট এবং ইনভয়েস ডিজিটাইজ করুনবিলিং এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রাম ব্যবহার করে যা আপনাকে ইলেকট্রনিক ফর্ম্যাটে ডকুমেন্ট স্ক্যান বা গ্রহণ করতে এবং সেগুলিকে সুশৃঙ্খল এবং অ্যাক্সেসযোগ্য পদ্ধতিতে সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে দেয়।
বাধ্যতামূলক ডেলিভারি নোট সংরক্ষণের সময়সীমা এবং পদ্ধতি
যখন আমরা এমন পরিস্থিতিতে পড়ি যেখানে ডেলিভারি নোটটি চালানের অংশ হয়ে যায় (কারণ চালানটি এটিকে নির্দেশ করে এবং এর বিষয়বস্তু পুনরুত্পাদন করে না), ধরে রাখার সময়কাল এটি যে চালানটি সম্পূরক করে তার সমান হবে।.
এর অর্থ হল, করের উদ্দেশ্যে, আপনাকে অবশ্যই সেই ইনভয়েস + ডেলিভারি নোটের সেটটি কমপক্ষে ৪ বছর ধরে রাখতে হবে। যে তারিখে সংশ্লিষ্ট কর (উদাহরণস্বরূপ, ভ্যাট) দাখিলের সময়সীমা শেষ হয়, সেই তারিখ থেকে। যদি, অতিরিক্তভাবে, এর বাণিজ্যিক প্রভাব থাকে, মেয়াদ বৃদ্ধি পেয়ে ৬ বছর হবে বাণিজ্যিক কোড অনুসারে।
যখন কার্যক্রম প্রভাবিত হয় বিনিয়োগ পণ্য বা দীর্ঘমেয়াদী কর্তন, অথবা কর্পোরেট আয়করে নেতিবাচক কর ভিত্তির ক্ষতিপূরণের সাথে সম্পর্কিত, সময়সীমা বাড়ানো যেতে পারে (১০ বছর পর্যন্ত বা সেই ক্ষতিপূরণগুলি সঠিকভাবে প্রমাণ করার জন্য যা কিছু প্রয়োজন)।
ফর্ম্যাট সম্পর্কে, প্রবিধানগুলি চালান এবং সহায়ক নথিগুলিকে অনুমতি দেয়, যার মধ্যে ডেলিভারি নোটও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, কাগজে এবং ইলেকট্রনিক উভয় আকারেই সংরক্ষিত আছেগুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো নিশ্চিত করা যে উৎসের সত্যতা, বিষয়বস্তুর অখণ্ডতা এবং এর সুস্পষ্টতা পুরো সংরক্ষণ সময়কাল জুড়ে।
অধিকন্তু, এটি নিশ্চিত করতে হবে যে কর প্রশাসন অযথা দেরি না করে তাদের অ্যাক্সেস করুন যদি আপনি তাদের অনুরোধ করেন, হয় কারণ সেগুলি শারীরিকভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়েছে অথবা কারণ সেগুলি এমন একটি কম্পিউটার সিস্টেমে উপলব্ধ যা তাৎক্ষণিকভাবে পুনরুদ্ধারের অনুমতি দেয়।
আমাদের কি এমন ডেলিভারি নোট রাখা উচিত যা বাধ্যতামূলক নয়?
যদিও আইন অনুসারে শুধুমাত্র কিছু নির্দিষ্ট ডেলিভারি নোট (যা এক্সপ্রেস রেফারেন্সের মাধ্যমে চালানের অংশ) রাখা আবশ্যক, বাকি ডেলিভারি নোটগুলি অন্তত একটি যুক্তিসঙ্গত সময়ের জন্য রাখার জন্য অত্যন্ত পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। যা দৈনন্দিন কার্যকলাপে উৎপন্ন হয়।
একদিকে, এই নথিগুলি খুবই কার্যকর সরবরাহকারী বা গ্রাহকদের সাথে সমস্যা সমাধান করাপরিমাণে অসঙ্গতি, চালানে ত্রুটি, পণ্য ফেরত, ক্ষতিপূরণের দাবি ইত্যাদি। স্বাক্ষরিত ডেলিভারি নোটটি সাধারণত প্রথম প্রমাণ হিসেবে দেখা হয়।
অন্যদিকে, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা বা অ্যাকাউন্টিং পর্যালোচনায়, ডেলিভারি নোটগুলি কার্যক্রমের ট্রেসেবিলিটি যাচাই করতে সাহায্য করে এবং যাচাই করুন যে চালানগুলি সঠিকভাবে বিতরণ বা প্রাপ্তির প্রতিফলন করে।
অনেক উপদেষ্টা পরামর্শ দেন, একটি বিচক্ষণ অনুশীলন হিসেবে, কমপক্ষে যতক্ষণ না আপনি নিশ্চিত হন যে কোনও দাবি বা সমন্বয় হবে না, ততক্ষণ পর্যন্ত সমস্ত ডেলিভারি নোট রাখুন। সম্পর্কিত চালানগুলিতে, এবং তারপরে কেবল সেইগুলি ফিল্টার করুন যা আইনি বাধ্যবাধকতার কারণে সংরক্ষণ করতে হবে।
যাই হোক না কেন, এর ব্যবহার বিলিং এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এটি কাজটিকে অনেক সহজ করে তোলে: এটি আপনাকে প্রতিটি ইনভয়েসকে তার ডেলিভারি নোটের সাথে লিঙ্ক করার অনুমতি দেয়, আপনি সেগুলি সবগুলি রাখুন অথবা শুধুমাত্র প্রয়োজনীয়গুলি ফাইল করুন, এবং এটি সঞ্চিত কাগজের পরিমাণ হ্রাস করে।
যে কেউ বুঝতে পারে যে একটি ডেলিভারি নোট কী, এতে কী তথ্য থাকা উচিত এবং কোন কোন ক্ষেত্রে এটি চালানের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়ে ওঠে, আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং ফাইলগুলি অনেক বেশি মানসিক শান্তির সাথে এবং অপ্রয়োজনীয়ভাবে কাগজপত্র জমা না করেই "শুধুমাত্র ক্ষেত্রে" পরিচালনা করতে সক্ষম হবেন।.